تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي تحت عنوان "إعداد وتقديم التقارير بكفاءة وفعالية"، بهدف تمكين المشاركين من المهارات الأساسية اللازمة لصياغة تقارير منظمة وواضحة وذات تأثير، تساهم في دعم اتخاذ القرار داخل المؤسسات.

تعتبر التقارير أداة رئيسية في التواصل المهني، سواء كانت تقارير استراتيجية أو تشغيلية أو فنية، فإن إعدادها بشكل دقيق يسهم في تحقيق أهداف المؤسسة ودعم قراراتها الحيوية.

يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بالمنهجيات والخطوات التي تضمن إعداد تقارير فعالة، وتقديمها بأسلوب احترافي، من خلال التركيز على البنية والتنظيم والدقة اللغوية والاستخدام الذكي للبيانات والمخططات.

الفئة المستهدفة

• الموظفون في المستويات المتوسطة المكلفون بإعداد التقارير بصفة دورية.

• مساعدو المدراء ومديرو المكاتب المسؤولون عن التوثيق والتقارير الإدارية.

• المتخصصون الفنيون الذين يحتاجون إلى تحويل نتائج العمل إلى تقارير مفهومة.

• قادة الفرق ومديرو المشاريع الذين يشرفون على التقارير الداخلية أو الخارجية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تطبيق منهجيات منظمة لإعداد التقارير بما يتناسب مع الغرض والجمهور المستهدف.

• تنظيم البيانات والمعلومات ضمن إطار منطقي ومتسق.

• تعزيز الوضوح والدقة والاحترافية في الكتابة المهنية.

• استخدام تقنيات فعالة في عرض البيانات بصرياً.

• تقديم التقارير شفوياً بثقة ودقة أمام الجهات المعنية.

• أساسيات إعداد التقارير المهنية

  • فهم ماهية التقرير المهني ودوره في بيئة العمل.

  • التعرف على المكونات الرئيسية لأي تقرير فعال.

  • التمييز بين متطلبات التقارير الداخلية والخارجية.

• تصنيفات التقارير

  • التعرف على أنواع التقارير المستخدمة في المؤسسات.

  • التمييز بين التقارير الرسمية وغير الرسمية.

  • معرفة متى يتم استخدام التقارير المعلوماتية أو التحليلية أو المرحلية.

• وضع الأساس لتقرير ناجح

  • تحديد الهدف والنطاق والمخرجات المتوقعة للتقرير.

  • مواءمة أهداف التقرير مع تطلعات الجهة المستفيدة.

  • وضع خطة زمنية واضحة لإنجاز التقرير.

• جمع المعلومات والبيانات

  • تحديد مصادر المعلومات الموثوقة.

  • استخدام وسائل منظمة لجمع البيانات.

  • تقييم مصداقية وصحة المعلومات المجمعة.

• تصميم هيكل التقرير

  • تقسيم التقرير إلى أقسام منظمة وسهلة القراءة.

  • استخدام العناوين الرئيسية والفرعية بشكل منطقي.

  • صياغة تسلسل سردي من المقدمة حتى الخاتمة.

• استخدام القوالب الموحدة

  • تطبيق قواعد تنسيق موحدة.

  • فهم النماذج المعتمدة داخل المؤسسة.

  • الحفاظ على الهوية البصرية الخاصة بالجهة المعدة للتقرير.

• تحسين أسلوب الكتابة للتقارير

  • الكتابة بأسلوب واضح ومباشر.

  • اختيار المفردات المناسبة وتجنب الغموض.

  • الكتابة بغرض الإبلاغ أو الإقناع أو التوصية بدقة.

• تحقيق الترابط وسهولة القراءة

  • استخدام أدوات الربط بين الفقرات.

  • تجنب التقطيع العشوائي في المحتوى.

  • تنظيم الفقرات بشكل منطقي ومتسق.

• نغمة الكتابة والمفردات والقواعد اللغوية

  • تحديد النغمة المناسبة حسب نوع الجمهور.

  • تجنب اللغة المفرطة في التخصص أو البساطة.

  • الحفاظ على الموضوعية والاحترافية.

• أساسيات النحو والإملاء

  • مراجعة الأخطاء النحوية الشائعة.

  • التأكد من توافق الفعل مع الفاعل واستخدام الأزمنة الصحيحة.

  • استخدام علامات الترقيم بالشكل الصحيح.

• استخدام الوسائل البصرية بفعالية

  • معرفة متى وكيفية استخدام الرسوم البيانية.

  • اختيار الجداول أو الرسومات التي تدعم المعلومات.

  • تجنب الإفراط في المحتوى البصري.

• تنسيق العناصر البصرية

  • استخدام العناوين التوضيحية والمفاتيح بشكل مناسب.

  • ربط العناصر البصرية بمحتوى التقرير.

  • ضمان وضوح الرسومات وسهولة فهمها.

• التحرير من أجل الوضوح والتأثير

  • مراجعة المسودة مع التركيز على الرسائل الأساسية.

  • حذف المحتوى الزائد أو المتكرر.

  • تعزيز النقاط الضعيفة أو الغامضة.

• التدقيق اللغوي والتحسين النهائي

  • التحقق من الإملاء وعلامات الترقيم والنحو.

  • مراجعة تنسيق التقرير وتناسق صفحاته.

  • التأكد من العناوين والهوامش والترقيم.

• الاستشهادات والنزاهة في التقرير

  • معرفة متى يجب الإشارة إلى المصادر.

  • استخدام الهوامش والحواشي بطريقة صحيحة.

  • تجنب الانتحال وحماية حقوق الملكية الفكرية.

• إدارة المراجع والمصادر

  • استخدام برامج تنظيم المراجع.

  • تنسيق قائمة المراجع حسب النظام المعتمد.

  • التحقق من دقة المعلومات المستشهد بها.

• أساسيات عرض التقارير شفوياً

  • تلخيص النقاط الرئيسية لعرضها أمام الحضور.

  • إبراز النتائج والاستنتاجات المهمة.

  • تنظيم العرض الشفهي بما يتماشى مع هيكل التقرير.

• الوسائل الداعمة للعروض التقديمية

  • تصميم شرائح تدعم التقرير المقدم.

  • تقليل النصوص والبيانات في العرض.

  • استخدام لغة الجسد والنبرة الصوتية بفعالية.

• الإلقاء بثقة أمام الجمهور

  • التدريب على العرض ضمن الوقت المحدد.

  • التعامل مع الأسئلة والاعتراضات بهدوء.

  • تعديل أسلوب الإلقاء حسب نوع الجمهور.

• التواصل مع أصحاب المصلحة

  • فهم اهتمامات وتوقعات الجهات المستفيدة.

  • تكييف الرسائل وفقًا للمديرين أو الفنيين أو العملاء.

  • الحفاظ على المصداقية في مختلف الظروف.

• مراجعة وتقديم التقرير النهائي

  • استخدام قائمة مراجعة نهائية شاملة.

  • التأكد من تحقيق الأهداف والإجابة على الأسئلة المطروحة.

  • ضمان اكتمال ودقة التقرير قبل التقديم.

• أرشفة وتوزيع التقارير

  • اختيار القنوات المناسبة لتسليم التقرير.

  • حفظ وأرشفة النسخ حسب السياسات المعتمدة.

  • تسجيل التقارير للرجوع إليها لاحقًا والامتثال للمعايير.