تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في الإدارة المكتبية الاحترافية، الذي يهدف إلى تطوير المهارات الإدارية الأساسية اللازمة لبيئات العمل المكتبية عالية الأداء. في ظل بيئة الأعمال السريعة والمليئة بالتفاصيل، تجاوز دور مسؤول المكتب المهام الروتينية ليصبح عنصراً أساسياً في ضمان كفاءة العمليات ودعم فرق العمل والتواصل الخارجي بفعالية.

يركز هذا البرنامج على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات المهنية التي تساعدهم في إدارة الوظائف المكتبية بدقة وموثوقية واحترافية. يغطي البرنامج مجالات رئيسية مثل إدارة الوقت والمهام، تنظيم المستندات، المراسلات التجارية، تقنيات المكتب، وبروتوكولات العمل. سيكتسب المشاركون الثقة في أداء مسؤولياتهم الإدارية التي تعزز إنتاجية المؤسسة وتساهم في سير العمل بسلاسة بين الأقسام.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو المكاتب والمساعدون التنفيذيون الراغبون في تحسين مهاراتهم المهنية.

• المختصون بالإدارة الذين يتولون تنظيم أنظمة وإجراءات المكتب.

• الموظفون السكرتاريون الراغبون في تطوير مهاراتهم الحديثة في التواصل والتنسيق.

• العاملون الذين يستعدون للانتقال إلى أدوار إدارية أو إدارة المكاتب.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• بناء قاعدة قوية من المهارات والممارسات في الإدارة المهنية للمكتب.

• تحسين إدارة المهام، تحديد الأولويات، وزيادة الكفاءة التنظيمية.

• تعزيز المهارات في التعامل مع المستندات وأنظمة الأرشفة والمراسلات التجارية.

• إتقان استخدام تقنيات وأدوات المكتب الأساسية.

• تعزيز الصورة المهنية من خلال السلوكيات والآداب المناسبة في بيئة العمل.

• أساسيات الإدارة المكتبية

  • الأدوار والمسؤوليات للمختصين بالإدارة.

  • المبادئ الأساسية لتنظيم المكتب ورفع الكفاءة.

  • فهم السرية وحماية البيانات في بيئة العمل.

• إدارة الوقت والمهام

  • تحديد الأولويات وتنظيم جدول العمل اليومي.

  • أدوات وتقنيات الجدولة والتنبيهات.

  • التعامل مع المقاطعات وإدارة المواعيد النهائية بفعالية.

• إدارة المستندات والملفات

  • إنشاء والحفاظ على أنظمة الأرشفة المنظمة.

  • تنسيق وأرشفة المستندات التجارية بشكل صحيح.

  • إدارة المستندات الرقمية مقابل الورقية.

• المراسلات التجارية والتواصل الكتابي

  • كتابة رسائل البريد الإلكتروني، المذكرات، والتقارير بشكل احترافي.

  • التعامل مع الاستفسارات والشكاوى والمتابعات.

  • أساليب التعبير، الوضوح، والآداب في المراسلات المكتوبة.

• مهارات الهاتف والاستقبال

  • تقنيات الرد على المكالمات الهاتفية باحترافية.

  • التعامل مع المكالمات، التحويل، وتدوين الرسائل بدقة.

  • إدارة استقبال الزوار والعملاء.

• تنسيق الاجتماعات ودعمها

  • جدولة وتحضير الاجتماعات.

  • إعداد جداول الأعمال وتسجيل المحاضر.

  • دعم اللوجستيات قبل وأثناء وبعد الاجتماعات.

• تقنيات وأدوات المكتب

  • استخدام برامج المكتب لمعالجة النصوص والجداول والعروض التقديمية.

  • مقدمة في منصات التعاون الرقمية.

  • إدارة معدات المكتب وحل المشكلات الشائعة.

• الصورة المهنية وأخلاقيات العمل

  • السلوك في مكان العمل، النزاهة، والسرية.

  • قواعد اللباس، الالتزام بالمواعيد، والمظهر الشخصي.

  • بناء الثقة والحفاظ على المواقف الإيجابية.

• حل المشكلات الإدارية

  • تحديد وحل المشكلات الشائعة في المكتب.

  • استخدام المنطق والمبادرة في اتخاذ القرار.

  • التواصل في حل النزاعات والعمل الجماعي.

• النمو المهني في الإدارة المكتبية

  • وضع أهداف للتطوير المهني.

  • التكيف مع المسؤوليات الجديدة وفرص القيادة.

  • التطوير المستمر والتعلم مدى الحياة في مجال الإدارة.