تقدّم هذه الدورة للمشاركين فهماً شاملاً لأنظمة إدارة الوثائق والسجلات، مع التركيز على تنظيمها، تخزينها، استرجاعها، والحفاظ عليها بكفاءة وأمان داخل المؤسسات. سيتعرف المشاركون على أفضل الممارسات لإدارة السجلات الإلكترونية والورقية، والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، واستراتيجيات تحسين سير العمل والمساءلة والمعرفة المؤسسية. يجمع البرنامج بين الجانب النظري والتمارين العملية ودراسات الحالة لتزويد المشاركين بالمهارات اللازمة لتعزيز إدارة السجلات بشكل فعّال.

الفئة المستهدفة:

• مسؤولو الوثائق والسجلات

• مدراء المكاتب والإدارات

• مسؤولو الامتثال وضمان الجودة

• موظفو الموارد البشرية والعمليات المسؤولون عن حفظ السجلات

• كوادر تقنية المعلومات المشاركة في أنظمة إدارة الوثائق

أهداف الدورة:

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• فهم مبادئ وأهمية إدارة الوثائق والسجلات بشكل فعّال.

• تنفيذ نظم تصنيف وتخزين واسترجاع الوثائق.

• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية والتدقيق.

• تطبيق أفضل الممارسات لإدارة السجلات الورقية والإلكترونية.

• تحسين كفاءة المؤسسة والمساءلة من خلال حفظ السجلات المنظم.

• تطوير السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة الوثائق بشكل آمن ومتوافق.

• تقييم وتنفيذ أدوات وتقنيات إدارة الوثائق والسجلات بشكل فعّال.

مقدمة في إدارة الوثائق والسجلات

• تعريف وأهداف ونطاق أنظمة إدارة الوثائق والسجلات

• أنواع السجلات ودورة حياتها

• أهمية الامتثال والحوكمة

 التصنيف والفهرسة

• طرق تصنيف الوثائق

• أنظمة الفهرسة لاسترجاع الوثائق بكفاءة

• إدارة البيانات الوصفية (Metadata)

أنظمة التخزين والاسترجاع

• حلول تخزين السجلات الورقية

• أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية

• أفضل الممارسات في سير العمل واسترجاع الوثائق

 المتطلبات القانونية والتنظيمية والامتثال

• فهم القوانين واللوائح المؤثرة على السجلات

• جداول الاحتفاظ بالسجلات واعتبارات الخصوصية

• أثر الامتثال ومسارات التدقيق

 الأمن وإدارة المخاطر

• حماية السجلات الحساسة والسرية

• تطبيق ضوابط الوصول

• تقييم المخاطر واستراتيجيات التخفيف

 أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

• نظرة عامة على ميزات وفوائد أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

• التحكم في نسخ الوثائق وأدوات التعاون

• التكامل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة

السياسات والإجراءات وأفضل الممارسات

• تطوير السياسات وإجراءات التشغيل القياسية لإدارة الوثائق والسجلات

• برامج تدريب وتوعية الموظفين

• التحسين المستمر وتقييم العمليات

دراسات حالة وتمارين عملية

• تحليل سيناريوهات حقيقية لإدارة الوثائق والسجلات

• تمارين عملية في التصنيف والاسترجاع والأرشفة