تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في "الإعداد لاستقبال الموظفين الجدد"، انطلاقًا من إدراكها لأهمية اللحظات الأولى التي يعيشها الموظف عند انضمامه إلى بيئة العمل. فعملية الاستقبال لا تقتصر على توقيع العقود أو تسليم المعدات، بل هي تجربة شاملة تحدد علاقة الموظف بالمنظمة على المدى الطويل.

تتزايد الحاجة اليوم إلى أنظمة استقبال مدروسة وفعالة، خصوصًا في بيئات العمل التنافسية التي تسعى إلى جذب الكفاءات والاحتفاظ بها. فالطريقة التي تتم بها أول أيام العمل لها أثر مباشر على ولاء الموظف، واندماجه، وإنتاجيته، وقدرته على الإسهام الفعلي في تحقيق أهداف المؤسسة.

في هذا البرنامج، نسلط الضوء على العناصر الجوهرية التي تشكل تجربة الانضمام، بدءًا من التخطيط الإداري المسبق، مرورًا بالتعريف بالثقافة المؤسسية والقيم التنظيمية، وصولًا إلى بناء علاقة مهنية إيجابية بين الموظف الجديد وفريق العمل. كما نناقش دور كل من إدارة الموارد البشرية، والمشرفين المباشرين، والزملاء في جعل تجربة الاستقبال تجربة ناجحة ومتميزة.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو الموارد البشرية في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• مدراء الإدارات والمشرفون المباشرون على الفرق.
• موظفو التوظيف وشؤون العاملين المسؤولون عن مراحل الانضمام.
• المعنيون بتحسين تجربة الموظف داخل بيئة العمل.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• فهم البعد الاستراتيجي لمرحلة استقبال الموظف الجديد وتأثيرها على بيئة العمل.
• التعرّف على مكونات نظام الاستقبال الفعّال وتطبيق خطواته بطريقة احترافية.
• اكتساب المهارات اللازمة لإعداد بيئة عمل جاهزة ومحفّزة للموظف الجديد.
• تعزيز قدرة المؤسسات على بناء انطباع أولي إيجابي ينعكس على استبقاء الكفاءات.
• دعم ثقافة مؤسسية تشجع على التواصل والانتماء منذ اليوم الأول للعمل.

• فلسفة الانضمام إلى العمل
  • دور التجربة الأولى في بناء الانطباع المهني
  • العلاقة بين الترحيب الفعّال والاندماج طويل الأمد
  • لماذا تفشل بعض عمليات الاستقبال رغم وجود إجراءات مكتوبة
• أهمية التخطيط المسبق
  • تحديد الجدول الزمني لاستقبال الموظف
  • تنسيق الأدوار بين الموارد البشرية والإدارات الأخرى
  • تجهيز الوثائق والمعلومات اللازمة مسبقًا
• الجانب الإداري والإجرائي
  • التحقق من جاهزية البنية التحتية للمكتب
  • تنظيم مستندات العقود والتعريفات المؤسسية
  • التواصل المسبق مع الموظف لتأكيد المعلومات
• الاستقبال الرسمي وغير الرسمي
  • الفرق بين الاستقبال المهني والاستقبال الاجتماعي
  • أهمية إشراك الفريق في لحظة الترحيب
  • خلق أجواء إيجابية منذ الدقائق الأولى
• تقديم المؤسسة
  • عرض تاريخ ورسالة المنظمة بطريقة جذابة
  • تعريف الموظف بهيكلية الشركة ومسارات التطور
  • إبراز ثقافة المؤسسة وقيمها اليومية
• التوجيه التنظيمي الأولي
  • شرح النظم والسياسات العامة باختصار
  • تقديم الأدلة الإرشادية والمواد التعريفية
  • تحديد الأشخاص المرجعيين لكل قسم
• التدريب على المهام الأساسية
  • استعراض الأدوات والبرامج المستخدمة في العمل
  • تقديم لمحة عن المشاريع والمهام الجارية
  • تحديد نطاق المسؤوليات الأولية بوضوح
• الربط بين الدور الفردي وأهداف الفريق
  • أهمية التنسيق بين الموظف وفريق العمل
  • كيفية مواءمة المهام الفردية مع الخطة العامة
  • توضيح مساهمة الموظف في النتائج النهائية
• التوجيه من قبل المشرف المباشر
  • لقاء تعريفي يركز على التوقعات المتبادلة
  • مناقشة أسلوب العمل وخطط المتابعة
  • توضيح القنوات الرسمية للتواصل
• أدوات الملاحظة والمتابعة
  • إعداد قائمة تحقق لتقييم التقدم خلال الأسبوع الأول
  • ملاحظة مؤشرات التفاعل والاندماج السريع
  • تسجيل الملاحظات بهدوء وموضوعية
• جلسة التغذية الراجعة المبكرة
  • تنظيم لقاء فردي مع الموظف الجديد
  • طرح أسئلة محددة لفهم انطباعاته الأولية
  • تقديم دعم فوري لحل التحديات البسيطة
• مراجعة ملاءمة أسلوب الاستقبال
  • تحليل ما تم تقديمه للموظف حتى الآن
  • قياس رضا الموظف عن المعلومات والبيئة
  • إجراء التعديلات اللازمة لباقي عملية الاندماج
• خطة الاندماج للثلاثة أشهر الأولى
  • وضع جدول متابعة متدرج للموظف الجديد
  • تحديد مواعيد تقييم أداء مرحلية
  • توزيع الأنشطة التدريبية التكميلية
• تقوية الروابط داخل الفريق
  • تحفيز التفاعل الاجتماعي داخل القسم
  • تشجيع ثقافة التعاون وتبادل الخبرات
  • إنشاء فرص تواصل غير رسمية لتعزيز الانتماء
• تأكيد الهوية المهنية داخل المنظمة
  • دعم الموظف لتبني دور فعّال في الفريق
  • تحفيز المبادرات الفردية وتقديرها
  • تعزيز شعور الموظف بأنه جزء من الرسالة المؤسسية