سيحلل هذا المقال كيفية تأثير العوامل المختلفة، بما في ذلك التحولات الحالية في بيئة الأعمال، على العوامل التي تساهم في إتمام أنشطة المشروع ونجاحه في بيئة العمل. الأهداف القابلة للقياس، الصلة بالأهداف التنظيمية، وخلق القيمة هي مؤشرات نجاح المشروع.
قياس نجاح المشروع أمر بالغ الأهمية لأنه يساعد المنظمات في تقييم أداء مشاريعها، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين في المشاريع المستقبلية، والتعلم من المشاريع السابقة.
يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والعوامل المحددة بوضوح للنجاح أن تقدم دلالة حول ما إذا كان المشروع قد حقق أهدافه الاستراتيجية، وتم إنجازه ضمن الميزانية، وأدى إلى النتائج المطلوبة من حيث الجودة.
كيفية قياس النجاح في المشروع يمكن قياس نجاح المشروع من خلال تحديد الأهداف، وجمع البيانات وتحليل النتائج. كما أنه يساعد في تجنب المواقف التي يتم فيها التقليل أو المبالغة في تقدير بعض المشاريع، مما يسمح باتخاذ إجراءات قابلة للتنفيذ لتحسين المشاريع المستقبلية. فيما يلي خمس إجراءات لقياس النجاح في المشروع:
تعريف مؤشرات النجاح من المهم دائمًا تحديد التوقعات التي يجب تحقيقها في نهاية المشروع فيما يتعلق بالأطراف المعنية. يتطلب ذلك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع لتحقيق أهداف واقعية. من المهم مناقشة ما يعنيه النجاح مع العملاء ومديري المشاريع وأعضاء الفريق والتنفيذيين. قد تتراوح الأهداف الرئيسية من أهداف الجدول الزمني، وأهداف التكلفة، وأهداف الجودة، أو الأهداف المتعلقة برضا العملاء. كتابة هذه القياسات في المراحل الأولية من المشروع تساعد المعنيين في تحديد توقعاتهم بشكل صحيح.
تحديد قياسات الأساس حدد نقاط القياس أو الأساس في البداية لمراقبة التغيرات. الأساس هو نقطة انطلاق تحدد معيارًا سيتم مقارنة جميع التقدم اللاحق في إطار عمل المشروع معه. يمكن استخدام الأساس لفحص التباينات في الخطة المحددة وفهم أين يحتاج الأمر إلى تحسين.
متابعة التقدم بانتظام الخطوة التالية في قياس نجاح المشروع ربما تكون الأهم، وهي المتابعة. يمكن مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية في الوقت الفعلي باستخدام لوحات المعلومات وتقارير قياسية، بحيث تتوفر المعلومات حول حالة العمل الحالية ويمكن للعملاء تقييم مدى تقدم المشروع نحو تحقيق الأهداف المحددة. عندما يتم ذلك بشكل متكرر، يمكن ملاحظة المؤشرات التي تشير إلى الحاجة إلى تصحيحات للحفاظ على التقدم.
جمع الملاحظات من الأطراف المعنية يعد رضا الأطراف المعنية مقياسًا رئيسيًا لنجاح المشروع. جمع الملاحظات بانتظام من الأطراف المعنية، سواء كانوا العملاء أو المستخدمين أو أعضاء الفريق الآخرين، لضمان أن توقعاتهم يتم أخذها في الاعتبار. هذه الملاحظات تتيح تقييم الاتجاه الحالي للمشروع وكذلك النتيجة العامة.
التقييم بعد المشروع بعد الانتهاء من المشروع، يُوصى بإجراء تقييم ذاتي لمدى كفاءة تحقيق المشروع لأهدافه. قد يشمل ذلك استبيانات للأطراف المعنية، أو اجتماعات فريق، أو مراجعة بيانات الأداء. يتيح التقييم بعد المشروع للمنظمات فرصة التعلم من التجارب الناجحة أو غير السارة للمشاريع المستقبلية.
10 مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) فعّالة وقياسات لقياس نجاح المشروع في تقييم نجاح المشاريع المحددة، هناك مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والقياسات. فيما يلي بعض من أبرز القياسات التي يجب أخذها في الاعتبار:
الوقت يقيس ما إذا كان المشروع قد تم تنفيذه في الوقت المحدد. يساعد التباين في الجدول الزمني (SV) في تحديد الفرق بين الجدول المخطط والجدول الفعلي، مع اعتبار القيم الإيجابية تشير إلى أن المشروع متقدم على الجدول الزمني، بينما القيم السلبية تعتبر تأخيرًا. عامل الوقت مهم لتجنب تطوير معالم المشروع التي لا تتماشى مع أهداف المنظمة.
التكلفة يحدد ما إذا كان المشروع يلتزم بميزانية العمل. يقارن التباين في التكلفة (CV) بين التكاليف المخطط لها والتكاليف الفعلية في المشروع، مع اعتبار القيم الإيجابية تشير إلى أن المشروع يوفر التكاليف، بينما القيم السلبية تشير إلى أن المشروع تجاوز الميزانية المخططة. تحقيق التحكم الكامل في الموارد يعني القدرة على العمل ضمن المبالغ الميزانية، سواء كانت منخفضة أو مرتفعة.
الجودة يتحقق مما إذا كانت المعالم تلبي معايير الجودة. تأخذ كثافة العيوب في الاعتبار عدد العيوب لتحديد إمكانات التحسين؛ وغالبًا ما يتم التعبير عنها بعدد العيوب لكل وحدة (مثلًا، لكل 1000 سطر من التعليمات البرمجية). الجودة العالية للنتائج تؤدي إلى رضا العملاء وبالتالي تقليل تكاليف إعادة العمل.
النطاق يقيس الالتزام بالهدف والأهداف المحددة للمشروع. يقيس هذا المقياس مقدار التغيير الذي تم إجراؤه من النطاق الأصلي، حيث كلما كان التغيير أقل كان ذلك أفضل، مما يعني تخطيطًا أوليًا أكثر دقة. الحد من توسع النطاق يضمن أن يبقى اتجاه المشروع على المسار الصحيح طوال مدة المشروع.
رضا الأطراف المعنية يقيس مقدار الرضا الذي يحققه المشروع من قبل الأطراف المعنية المختلفة. يعد رضا العملاء عنصرًا آخر يتم تقييمه بواسطة درجة مروج الشبكة (NPS) التي تحدد ما إذا كان الأطراف المعنيين مستعدين للتوصية بنتائج المشروع. عندما يعبر الأطراف المعنيون عن ملاحظات إيجابية، فهذا يشير إلى أن أهداف المشروع تتماشى مع أهداف العمل.
الالتزام بالميزانية يراقب الاستخدام الفعّال للميزانية. هذا المقياس هو نسبة النفقات الفعلية إلى النفقات المخططة، مما يسمح لك برؤية ما إذا كانت الموارد قد تم استخدامها بشكل جيد أم لا. لتحقيق نظرة مالية إيجابية، من الضروري أن تتم إدارة الأنشطة المالية بشكل مناسب.
تخصيص الموارد يحلل كيفية استخدام موارد الفريق بشكل فعال. يحسب نسبة استخدام الموارد مدى فعالية استخدام الموارد في المشروع دون تحميل العمل الزائد. الاستخدام المرتفع يؤدي إلى السيطرة المناسبة على الموارد دون التأثير على إنتاجية أعضاء الفريق.
رضا العملاء يقيس رضا المستخدمين النهائيين عن نتائج المشروع. تحدد درجة رضا العملاء (CSAT) مدى نجاح المشروع في تلبية توقعات العملاء، مع تمثيل الدرجة المرتفعة تجربة جيدة. يمكن قياس رضا المستخدم من حيث القيمة والفائدة التي ستحققها من المشروع.
العائد على الاستثمار (ROI) يحدد مقدار الإيرادات التي تمكن المشروع من تحقيقها ماليًا. يمثل العائد على الاستثمار النسبة بين صافي الربح وتكلفة المشروع، وتظهر النتيجة التأثير الاقتصادي للمشروع. عندما تكون النتيجة إيجابية، فهذا يشير إلى أن المشروع قد حقق عوائد مالية للمنظمة.
إدارة المخاطر يراقب كيفية إدارة المخاطر بشكل استباقي. تركز معدل الاستجابة للمخاطر على مستوى المخاطر التي تم معالجتها خلال المشروع. إدارة المخاطر أيضًا مهمة لأنها تساعد في منع الانقطاعات وتسهم في تحسين تنفيذ المشروع.
الخاتمة إن القياس الناجح لنجاح المشروع أمر بالغ الأهمية لإدارة المشاريع من أجل تعزيز تحقيق أهداف المشروع، والخطة، والميزانية، وتقديم القيمة للأطراف المعنية. يسمح تحليل الأداء قبل وأثناء وبعد المشروع وكذلك تخطيط القياسات للمنظمات بالحصول على نتائج محسنّة. من الممكن الحصول على رؤى عميقة حول نطاق تأثيرات المشروع باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية مثل الوقت، التكلفة، الجودة، ورضا الأطراف المعنية. يساعد تنفيذ هذه الممارسات على استدامة التعلم وتحسين تنفيذ المشاريع المستقبلية.
للحصول على رؤى حول كيفية البدء في قياس وإدارة وتعظيم نتائج المشروع، يمكن النظر في التسجيل في دورة "ركائز إدارة المشاريع وعوامل نجاح المشاريع" من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.