تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في "إدارة المكاتب الحديثة والسكرتارية المتقدمة" بهدف الارتقاء بالمهارات الإدارية والسكرتارية، وتمكين المشاركين من أداء أدوارهم بكفاءة عالية في بيئات العمل المعاصرة.

يركز البرنامج على المفاهيم الحديثة لإدارة المكاتب، ويعكس التحول المتزايد في دور السكرتارية من مهام تقليدية إلى دور احترافي داعم للقيادات الإدارية وصناعة القرار، كما يتناول البرنامج أفضل الممارسات في تنظيم الأعمال، وإدارة الوقت، والتعامل مع المراسلات والمعلومات، بما يسهم في تحسين جودة الأداء الإداري وتعزيز الانضباط المؤسسي، ويولي البرنامج اهتمامًا خاصًا بمهارات التواصل المهني، وإدارة الاجتماعات، واستخدام التقنيات الحديثة في العمل المكتبي، بما يواكب التطورات التنظيمية والتقنية في المؤسسات. صُمم البرنامج بأسلوب منهجي متكامل يربط بين المعرفة المهنية ومتطلبات الواقع العملي، ويمنح المشاركين أدوات فعالة لإدارة المكاتب باحتراف وتميز.

الفئة المستهدفة

• السكرتارية التنفيذية ومساعدو الإدارات العليا.

• موظفو الشؤون الإدارية وإدارة المكاتب.

• منسقو الأعمال والمكاتب في المؤسسات الحكومية والخاصة.

• الراغبون في تطوير مهاراتهم في السكرتارية وإدارة المكاتب الحديثة.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تنمية مهارات إدارة المكاتب وفق المفاهيم الحديثة.

• تطوير كفاءة المشاركين في أداء مهام السكرتارية المتقدمة.

• تعزيز مهارات التنظيم وإدارة الوقت والأولويات.

• تحسين أساليب التواصل الإداري والمراسلات الرسمية.

• رفع مستوى الاحترافية في دعم القيادات الإدارية.

• مفهوم إدارة المكاتب الحديثة

  • تطور مفهوم إدارة المكاتب ودوره في دعم الأداء المؤسسي.

  • خصائص بيئة المكتب الحديث ومتطلباتها التنظيمية.

  • مسؤوليات مدير المكتب والسكرتير المتقدم.

• دور السكرتارية المتقدمة

  • التحول من الدور التنفيذي إلى الدور الداعم للإدارة.

  • العلاقة المهنية مع القيادات الإدارية.

  • أخلاقيات المهنة والسلوك الوظيفي.

• تنظيم الأعمال والملفات

  • أساليب تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية.

  • إدارة المعلومات وسريتها.

  • سهولة الوصول إلى البيانات واسترجاعها.

• إدارة الوقت والأولويات

  • مفاهيم إدارة الوقت في العمل المكتبي.

  • ترتيب الأولويات اليومية بفعالية.

  • التعامل مع ضغوط العمل وتعدد المهام.

• المراسلات والتقارير الإدارية

  • إعداد المراسلات الرسمية بأسلوب مهني.

  • تنسيق التقارير الإدارية بوضوح ودقة.

  • الالتزام بالصياغة اللغوية والشكلية السليمة.

• التواصل الإداري الفعال

  • مهارات الاتصال الداخلي والخارجي.

  • آداب التواصل المهني في بيئة العمل.

  • التعامل مع أنماط الشخصيات المختلفة.

• إدارة الاجتماعات والمواعيد

  • التخطيط المسبق للاجتماعات وتنظيمها.

  • إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.

  • متابعة القرارات والتكليفات الإدارية.

• التعامل مع الزوار والمكالمات

  • أساليب الاستقبال المهني واللباقة الوظيفية.

  • إدارة المكالمات الهاتفية بكفاءة.

  • تمثيل صورة المؤسسة بصورة احترافية.

• التقنيات الداعمة للعمل المكتبي

  • استخدام الأدوات التقنية في إدارة المكاتب.

  • تنظيم العمل من خلال الأنظمة الإلكترونية.

  • تحسين الإنتاجية باستخدام التقنيات الحديثة.

• التميز المهني في السكرتارية

  • بناء الصورة المهنية للسكرتير المتقدم.

  • تطوير الذات والمسار الوظيفي.

  • الاستعداد للتحديات المستقبلية في بيئة العمل.