تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في إدارة الفعاليات، والذي يهدف إلى تأهيل المشاركين بالمهارات المتقدمة والمعرفة الشاملة لتنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض باحترافية، بما يتماشى مع المعايير العالمية والمتطلبات التنظيمية الحديثة.

في بيئة الأعمال والمؤسسات، تمثل الفعاليات أداة استراتيجية للتواصل مع الجمهور، وبناء العلاقات، وتعزيز الصورة الذهنية. ولكي تنجح الفعالية، لا بد من التخطيط الدقيق، والإدارة المحكمة للموارد، والتنسيق المتكامل بين الفرق المختلفة، مع مراعاة تفاصيل التنظيم من البداية حتى التقييم النهائي. تغطي هذه الدورة الجوانب التخطيطية والتنفيذية والتسويقية والتقنية المرتبطة بإدارة الفعاليات على اختلاف أنواعها، مما يتيح للمشاركين تصميم وتنفيذ فعاليات ناجحة وذات تأثير ملموس.

الفئة المستهدفة

• العاملون في أقسام العلاقات العامة والإعلام والتسويق.
• منسقو الفعاليات والمؤتمرات في القطاعين العام والخاص.
• مدراء المشاريع والمساعدون الإداريون المعنيون بتنظيم الفعاليات.
• الراغبون في تطوير مهاراتهم المهنية في إدارة الفعاليات.
   

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• التعرف على المبادئ الأساسية والمراحل الأساسية لإدارة الفعاليات.
• إتقان مهارات تخطيط وتنظيم وتنفيذ الفعاليات وفق معايير الجودة.
• تطوير القدرة على إدارة فرق العمل والموردين خلال الفعاليات.
• تعلم أساليب الترويج والتسويق الفعّال للفعاليات.
• اكتساب مهارات التقييم وتحليل النتائج لتحسين الفعاليات المستقبلية.

• مفهوم الفعاليات وأنواعها
  • الفعاليات التجارية والحكومية والاجتماعية
  • الفروقات بين الفعاليات الصغيرة والكبيرة
  • أهداف الفعاليات ودورها المؤسسي
• أدوار مدير الفعالية
  • المهارات المطلوبة في مدير الفعالية
  • التنسيق بين الأطراف المختلفة
  • القيادة واتخاذ القرار في ظروف الضغط
• مراحل تنظيم الفعالية
  • التخطيط – التنفيذ – المتابعة – التقييم
  • تسلسل الخطوات التنظيمية
  • أهمية البدء المبكر والإعداد المسبق
• تحليل الهدف والفئة المستهدفة
  • تحديد الرسالة الأساسية
  • دراسة خصائص الجمهور المستهدف
  • الربط بين الأهداف والمحتوى
• إعداد الجدول الزمني وخطة العمل
  • توزيع المهام وتحديد المواعيد
  • إدارة الأولويات والمهام الحرجة
  • استخدام أدوات التخطيط الرقمي
• تقدير الميزانية وتوزيع الموارد
  • بنود التكاليف الرئيسية
  • التفاوض مع الموردين وتقليل النفقات
  • مراقبة الإنفاق خلال مراحل التنفيذ
• اختيار موقع الفعالية المناسب
  • معايير اختيار المكان
  • التحقق من السعة والبنية التحتية
  • تقييم المخاطر والاحتياطات الأمنية
• إدارة التجهيزات التقنية
  • الصوت والإضاءة والعرض المرئي
  • الإنترنت والتسجيل الإلكتروني
  • تجهيزات الطوارئ والسلامة
• تنسيق النقل والإقامة للمشاركين
  • تنظيم المواصلات وجدولة الوصول
  • التعامل مع الضيوف والزوار من خارج المدينة
  • الحجز الفندقي والخدمات المرافقة
• إدارة الدعوات والتسجيل
  • إعداد قاعدة بيانات المدعوين
  • طرق الدعوة والتأكيد
  • أنظمة التسجيل الإلكتروني والحضور
• التعامل مع المتحدثين والضيوف
  • التواصل المسبق والتنسيق اللوجستي
  • تهيئة برامج الضيوف والمتحدثين
  • التعامل مع الحالات الخاصة
• خدمة الحضور وإدارة التجربة
  • مراكز الاستقبال وخدمة العملاء
  • تنظيم حركة الجمهور داخل الفعالية
  • تقييم رضا المشاركين أثناء الفعالية
• خطة التسويق قبل الفعالية
  • إعداد المواد الترويجية
  • اختيار الوسائل والمنصات الإعلانية
  • بناء هوية بصرية موحدة
• التسويق الرقمي للفعاليات
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي
  • البريد الإلكتروني والدعوات الرقمية
  • الحملات الإعلانية المدفوعة
• إدارة العلاقات الإعلامية
  • التنسيق مع الصحف والقنوات
  • تجهيز المواد الصحفية والنشرات
  • دعوة الإعلاميين وتوفير التغطية
• يوم الفعالية – إدارة الحدث المباشر
  • الجدول الزمني لحظة بلحظة
  • التنسيق بين الفرق والموردين
  • التعامل مع الحالات الطارئة
• الرقابة على جودة التنفيذ
  • مراقبة الأداء في الوقت الفعلي
  • تقييم التفاعل والمشاركة
  • الحفاظ على الصورة الاحترافية
• التوثيق والتغطية الإعلامية
  • التصوير والبث المباشر
  • إدارة المحتوى الإعلامي
  • أرشفة الحدث للتقارير المستقبلية
• تكوين فرق العمل التنظيمية
  • توزيع المهام والمسؤوليات
  • قيادة الفرق وتحفيزهم
  • التعامل مع التحديات أثناء الحدث
• إدارة المتطوعين بفعالية
  • اختيار وتدريب المتطوعين
  • تكاملهم مع الفرق الرسمية
  • مكافأتهم وتقدير جهودهم
• حل المشكلات واتخاذ القرار
  • سرعة الاستجابة للمواقف الطارئة
  • التفاوض وحل الخلافات
  • الحفاظ على الانسجام التنظيمي
• قياس مؤشرات النجاح
  • مقارنة الأهداف مع النتائج
  • أدوات التقييم الكمي والنوعي
  • استبيانات وآراء المشاركين
• إعداد تقرير ختامي شامل
  • توثيق النقاط الإيجابية والسلبيات
  • تقديم التوصيات والتعلم من التجربة
  • استخدام النتائج للتخطيط المستقبلي
• استدامة النجاح والتطوير المستمر
  • بناء قاعدة بيانات للفعاليات القادمة
  • تطوير القوالب والخطط الجاهزة
  • الاستثمار في التكنولوجيا والتنظيم