تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في قواعد وآداب استخدام البريد الإلكتروني انطلاقًا من الأهمية المتزايدة للبريد الإلكتروني كوسيلة اتصال رسمية وأساسية في بيئات العمل الحديثة، فقد أصبح البريد الإلكتروني أداة تعكس صورة الفرد والمؤسسة على حد سواء، ويؤثر أسلوب استخدامه بشكل مباشر على جودة التواصل، وسرعة إنجاز الأعمال، وبناء العلاقات المهنية.

يركز البرنامج على ترسيخ المفاهيم الصحيحة لاستخدام البريد الإلكتروني بأسلوب مهني ومنظم، مع تعزيز مهارات الصياغة الواضحة، والالتزام بالآداب المهنية، وتجنب الأخطاء الشائعة التي قد تؤدي إلى سوء الفهم أو الإضرار بالصورة المؤسسية، كما يسلط الضوء على دور البريد الإلكتروني في دعم التواصل الفعال، وإدارة الوقت، والحفاظ على السرية والخصوصية في المراسلات الرسمية.

الفئة المستهدفة

• الموظفون الإداريون في مختلف القطاعات.

• المساعدون التنفيذيون ومنسقو المكاتب.

• العاملون في إدارات الموارد البشرية وخدمة العملاء.

• الراغبون في تطوير مهاراتهم المهنية في التواصل الكتابي الإلكتروني.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• التعرف على القواعد الأساسية لاستخدام البريد الإلكتروني في بيئة العمل.

• تنمية مهارات كتابة الرسائل الإلكترونية بشكل مهني وواضح.

• تعزيز الالتزام بآداب التواصل الإلكتروني الرسمي.

• تقليل الأخطاء الشائعة في المراسلات البريدية وتحسين كفاءتها.

• دعم الصورة المهنية للفرد والمؤسسة من خلال التواصل الإلكتروني الفعال.

• مقدمة في البريد الإلكتروني المهني

  • أهمية البريد الإلكتروني في بيئات العمل الحديثة.

  • الفرق بين البريد الإلكتروني الرسمي وغير الرسمي.

  • دور البريد الإلكتروني في بناء الصورة المهنية.

• مبادئ التواصل الكتابي الإلكتروني

  • وضوح الرسالة ودقتها.

  • اختيار اللغة والأسلوب المناسبين.

  • مراعاة ثقافة المتلقي وطبيعة العمل.

• هيكل الرسالة الإلكترونية الاحترافية

  • كتابة عنوان واضح ومعبّر.

  • تنظيم محتوى الرسالة وتسلسل الأفكار.

  • استخدام التحيات والخاتمة المناسبة.

• أسلوب الصياغة المهنية

  • الاختصار دون الإخلال بالمعنى.

  • تجنب العبارات غير المهنية أو الغامضة.

  • استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح.

• آداب استخدام البريد الإلكتروني

  • الالتزام بالاحترام واللباقة في المراسلات.

  • توقيت الإرسال وأثره على المتلقي.

  • مراعاة التسلسل الوظيفي في المراسلات.

• إدارة الردود والمتابعة

  • متى يجب الرد ومتى لا يكون الرد ضروريًا.

  • صياغة ردود واضحة ومختصرة.

  • استخدام المتابعة بأسلوب مهني.

• إدارة المرفقات والنسخ

  • اختيار المرفقات المناسبة وتسميتها بوضوح.

  • الاستخدام الصحيح لنسخة (CC) ونسخة مخفية (BCC).

  • تجنب إرسال ملفات غير ضرورية أو كبيرة الحجم.

• الأخطاء الشائعة في البريد الإلكتروني

  • أخطاء الصياغة والأسلوب.

  • الإرسال إلى مستلمين غير مناسبين.

  • سوء استخدام العناوين والردود الجماعية.

• البريد الإلكتروني والسرية المهنية

  • الحفاظ على خصوصية المعلومات.

  • التعامل مع البيانات الحساسة عبر البريد الإلكتروني.

  • الوعي بالمخاطر المرتبطة بسوء الاستخدام.

• تحسين كفاءة استخدام البريد الإلكتروني

  • تنظيم صندوق الوارد والصادر.

  • إدارة الوقت من خلال البريد الإلكتروني.

  • تعزيز الإنتاجية عبر التواصل الإلكتروني المنظم.