تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في المهارات الإدارية والإتيكيت للسكرتارية ومسؤولي العلاقات العامة بهدف تنمية القدرات الإدارية والاتصالية والبروتوكولية للعاملين في مكاتب الإدارة العليا وأقسام العلاقات العامة.

تمثل السكرتارية التنفيذية والعلاقات العامة واجهة المؤسسة، وتعكس صورتها أمام العملاء والشركاء والزوار. لذلك، يتطلب هذا الدور مزيجًا متوازنًا من المهارات الإدارية الدقيقة، والقدرة على التواصل باحترافية، وفهم قواعد الإتيكيت والبروتوكول المعاصر.

يغطي هذا البرنامج جميع الجوانب العملية التي تُمكّن السكرتير ومسؤول العلاقات العامة من القيام بمهامه بكفاءة عالية، بداية من تنظيم الوقت وإدارة المراسلات، مرورًا بفنون التعامل مع الآخرين، وانتهاءً بقواعد الإتيكيت المهني في اللقاءات والاجتماعات والضيافة.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية التنفيذية ومساعدو المديرين.
• مسؤولو العلاقات العامة والمراسم والبروتوكول.
• العاملون في مكاتب كبار المسؤولين والمديرين التنفيذيين.
• الراغبون في تطوير مهاراتهم للعمل في بيئة إدارية احترافية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• إكساب المشاركين المهارات الإدارية والتنظيمية الحديثة في السكرتارية.
• تطوير مهارات الاتصال الفعال والتواصل الداخلي والخارجي.
• تمكين المشاركين من تطبيق قواعد الإتيكيت المهني في جميع المواقف.
• تدريب المشاركين على إدارة الاجتماعات، وتنظيم المراسلات والملفات.
• تعزيز القدرة على التعامل مع الضغوط والمواقف الرسمية بمهنية وثقة.

• مفهوم السكرتارية ودورها في بيئة العمل
  • الفرق بين السكرتارية العادية والتنفيذية
  • صفات السكرتير الناجح
  • أهمية السرية والانضباط في العمل
• أساسيات العلاقات العامة داخل المؤسسة
  • دور العلاقات العامة في تحسين الصورة المؤسسية
  • التنسيق بين العلاقات العامة والإدارات المختلفة
  • المهارات المطلوبة لمسؤول العلاقات العامة
• إدارة الوقت وتحديد الأولويات
  • مبادئ التخطيط الزمني اليومي والأسبوعي
  • أدوات تنظيم الوقت واستخدام التقويمات
  • التعامل مع المهام العاجلة والمهمة
• إدارة الملفات والمعلومات
  • أنظمة الأرشفة اليدوية والإلكترونية
  • تصنيف الوثائق وتسهيل الوصول إليها
  • آليات حماية المعلومات والبيانات الحساسة
• أسلوب كتابة الخطابات الرسمية
  • الهيكل العام للمراسلات الإدارية
  • استخدام اللغة المهنية الواضحة
  • الردود النموذجية على الاستفسارات والشكاوى
• صياغة التقارير الإدارية
  • إعداد تقارير الاجتماعات والمتابعة
  • أسلوب العرض المختصر والواضح
  • التنسيق النهائي وطباعة التقارير
• الاتصال الفعّال في بيئة العمل
  • عناصر الاتصال الفعال
  • مهارات الاستماع وفهم الرسائل غير اللفظية
  • التعامل مع الأنماط المختلفة من الزملاء والعملاء
• التواصل الهاتفي والرقمي
  • آداب الرد على المكالمات الهاتفية
  • الرد على البريد الإلكتروني والمراسلات الإلكترونية
  • التعامل مع الاستفسارات الإلكترونية الرسمية
• الإعداد للاجتماعات الرسمية
  • ترتيب جدول الأعمال وجدولة الاجتماعات
  • تنسيق الحضور وتجهيز المواد اللازمة
  • تدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها
• استقبال الزوار وتنظيم الزيارات
  • آداب استقبال الضيوف الرسميين
  • ترتيب مكان الاجتماع والضيافة
  • التنسيق مع الإدارات الأخرى في تنظيم اللقاءات
• الإتيكيت الإداري داخل المؤسسة
  • إتيكيت التعامل مع المدير والزملاء
  • احترام التسلسل الوظيفي
  • آداب المظهر والسلوك في بيئة العمل
• إتيكيت التعامل مع العملاء والزوار
  • إتيكيت التحية والتعارف
  • المجاملات الرسمية واللباقة في الحوار
  • كيفية التعامل مع المواقف الحرجة بلطـف
• ترتيب المناسبات الرسمية والاجتماعات رفيعة المستوى
  • تنظيم الحضور وتوزيع المقاعد
  • تنسيق كلمات الترحيب والعروض
  • ترتيب الأعلام والشعارات وفق البروتوكول
• المراسم الخاصة بالضيافة والزيارات الدولية
  • استقبال الوفود والوفود الخارجية
  • التعامل مع اختلاف الثقافات باحترام
  • قواعد اللباس والحديث الرسمي في المناسبات
• الذكاء العاطفي في العمل الإداري
  • فهم الذات وضبط الانفعالات
  • التعامل مع الضغط النفسي في بيئة العمل
  • بناء علاقات إيجابية داخل الفريق
• إدارة الوقت تحت الضغط
  • تقنيات العمل تحت ضغوط المهام المتعددة
  • تجنب الأخطاء الشائعة في التسرع
  • الحفاظ على جودة الأداء في أوقات الذروة
• بناء صورة إيجابية للمؤسسة
  • دور موظف العلاقات العامة في تمثيل المؤسسة
  • الانطباعات الأولى وأثرها على العملاء
  • التعامل مع الشكاوى والملاحظات بفعالية
• تنسيق الأنشطة والعلاقات الإعلامية
  • كتابة البيانات الصحفية والتواصل مع وسائل الإعلام
  • تنظيم المؤتمرات والندوات
  • تعزيز العلاقات مع الجهات الخارجية
• برامج تنظيم الأعمال والمواعيد
  • استخدام Outlook، Google Calendar
  • برامج إدارة المهام (مثل Trello، Asana)
  • استخدام أدوات الحوسبة السحابية
• تطبيقات العلاقات العامة الرقمية
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي باحتراف
  • أتمتة الردود والاستفسارات
  • تصميم المحتوى البصري والرسمي للمنشورات
• مقومات السكرتير ومسؤول العلاقات العامة المحترف
  • المبادرة وتحمل المسؤولية
  • مهارات التنظيم الذاتي والانضباط
  • تطوير الذات واستمرار التعلم
• تحقيق التوازن بين المظهر والجوهر
  • الأناقة والاحترافية في الظهور
  • احترام الوقت والمواعيد بدقة
  • الالتزام بالقيم المؤسسية والسلوك المهني