تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي المتخصص في "التميز والابتكار في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب"، والمصمم لتأهيل الكوادر الإدارية والسكرتارية بالمعارف والمهارات الحديثة التي تعزز من كفاءتهم، وتدعم قدرتهم على تقديم خدمات مكتبية احترافية وفعالة في بيئة عمل متغيرة.

لم تعد مهام السكرتارية تقتصر على العمل التقليدي، بل أصبحت اليوم عنصراً محورياً في دعم متخذي القرار، وتنظيم تدفق المعلومات، وتنسيق العمل بين الإدارات، والارتقاء بصورة المؤسسة داخلياً وخارجياً.

تهدف هذه الدورة إلى تعزيز مستوى الاحتراف، والقدرة على التكيف مع التطورات التقنية، وتطبيق مفاهيم الابتكار في العمل المكتبي لتحقيق أعلى درجات التنظيم والفعالية.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون.
• مدراء المكاتب والمنسقون التنفيذيون.
• العاملون في مكاتب القيادات العليا.
• الراغبون في تطوير مهاراتهم المكتبية.
• مسؤولو خدمة العملاء والدعم الإداري.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تطوير مهارات السكرتارية المتقدمة وإدارة المكاتب باحتراف.
• تعزيز قدرة المشاركين على تنظيم العمل المكتبي بكفاءة عالية.
• إتقان تقنيات التواصل الفعال والتعامل مع الزملاء والعملاء.
• تطبيق ممارسات التميز في تنظيم الاجتماعات وإعداد التقارير.
• استخدام أدوات التكنولوجيا الحديثة في العمل المكتبي.
• ترسيخ أساليب التفكير الابتكاري في بيئة السكرتارية.
• إدارة الوقت والمهام والأولويات بفعالية.
• بناء صورة مهنية متميزة في محيط العمل.

• تعريف السكرتارية الحديثة
  • تطور دور السكرتير في المؤسسات المعاصرة
  • الفرق بين السكرتارية التقليدية والإلكترونية
  • مكانة السكرتير في الهيكل الإداري
• أدوار ومهام السكرتير التنفيذي
  • التنسيق والمتابعة
  • الدعم الإداري لصناع القرار
  • الحفاظ على سرية المعلومات
• المهارات الأساسية في بيئة العمل
  • التنظيم والانضباط
  • مهارات المتابعة والتوثيق
  • الدقة والانتباه للتفاصيل
• الاتصال الفعال في بيئة العمل
  • عناصر الاتصال الناجح
  • مهارات الاستماع النشط
  • لغة الجسد في بيئة المكاتب
• كتابة المراسلات الإدارية
  • أنواع الخطابات والمذكرات
  • الأسلوب الرسمي والمهني
  • التحرير الإلكتروني
• التواصل الداخلي والخارجي
  • التعامل مع الزملاء والمديرين
  • تمثيل الإدارة أمام العملاء
  • أدوات التواصل الإلكتروني
• إدارة الوقت باحترافية
  • أدوات وتقنيات تنظيم الوقت
  • التعامل مع مضيعات الوقت
  • إنشاء جداول العمل اليومية
• تحديد الأولويات والمهام العاجلة
  • مصفوفة الأولويات
  • التخطيط الأسبوعي والشهري
  • تفويض المهام
• التوازن بين المهام المتعددة
  • إدارة الضغط المهني
  • المرونة في توزيع الجهد
  • مراقبة الأداء الشخصي
• الإعداد للاجتماعات
  • تنسيق الدعوات والمواعيد
  • تجهيز جدول الأعمال والمواد
  • توفير المكان والتجهيزات
• متابعة الاجتماع وتوثيق نتائجه
  • تدوين المحاضر
  • تلخيص القرارات والتوصيات
  • توزيع الملاحظات على الأطراف
• تنظيم الزيارات والاستقبالات
  • استقبال الوفود والعملاء
  • توفير الدعم اللوجستي
  • إظهار الصورة المهنية
• أنواع التقارير المكتبية
  • التقارير الدورية والإدارية
  • تقارير المتابعة وإنجاز المهام
  • إعداد الملخصات التنفيذية
• أسس كتابة التقارير بفعالية
  • الهيكل التنظيمي للتقرير
  • الأسلوب المهني في الصياغة
  • استخدام الجداول والرسوم
• تحضير العروض التقديمية
  • تصميم العروض عبر PowerPoint
  • عرض البيانات بصريًا
  • التنسيق مع الإدارات الفنية
• أنظمة حفظ الملفات
  • التصنيف حسب الأهمية أو الموضوع
  • الحفظ الورقي والإلكتروني
  • الأرشفة السحابية
• سياسات الأمان والخصوصية
  • حماية الوثائق الحساسة
  • صلاحيات الوصول
  • التوافق مع أنظمة الحوكمة
• إجراءات البحث والاسترجاع
  • أدوات البحث الحديثة
  • إدارة قاعدة البيانات
  • التخلص الآمن من الملفات
• التقنيات المكتبية الحديثة
  • أنظمة إدارة المهام
  • برامج تحرير النصوص وجداول البيانات
  • استخدام البريد الإلكتروني باحتراف
• الأتمتة وأدوات الذكاء الاصطناعي
  • الجدولة الذكية
  • المساعدات الافتراضية
  • الترجمة والتدقيق التلقائي
• تأمين البيانات والمعلومات
  • كلمات المرور والحماية
  • النسخ الاحتياطي
  • مكافحة الفيروسات
• مفهوم الابتكار الإداري
  • أهمية الابتكار في بيئة العمل
  • تحفيز التفكير الإبداعي
  • التغلب على الروتين
• حل المشكلات بطرق إبداعية
  • التفكير التصميمي
  • العصف الذهني
  • اتخاذ القرار الابتكاري
• تطبيقات الابتكار في الأعمال المكتبية
  • تحسين الإجراءات
  • استخدام أدوات جديدة
  • تبسيط العمل المكتبي
• مفاهيم الجودة والتميز في السكرتارية
  • جودة الأداء المكتبي
  • دور السكرتير في تحقيق رضا العملاء
  • مؤشرات الأداء الرئيسية
• بناء الصورة المهنية
  • السلوكيات الاحترافية
  • آداب التعامل ومهارات الإتيكيت
  • المظهر والانطباع الأول
• خدمة العملاء الداخلية والخارجية
  • الاستجابة السريعة والفعالة
  • مهارات التعامل مع الشكاوى
  • تقديم الدعم الإداري بجودة عالية
• تقييم الأداء الشخصي
  • أدوات التقييم الذاتي
  • تحديد نقاط القوة والضعف
  • وضع خطة تطوير شخصية
• التعلم المستمر وبناء المهارات
  • أهمية التدريب المتواصل
  • مصادر المعرفة الحديثة
  • متابعة التغيرات التقنية
• استدامة التميز في العمل المكتبي
  • التطوير المؤسسي
  • دعم ثقافة التحسين المستمر
  • التحفيز والمحافظة على الأداء العالي